工程部
项目部资料办理制度及程序
  • 时间:2014-08-11
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一、目的
监理讯息资料办理的好坏直接反映项目部的讯息化水平,是项目办理成功与否的关键之一,为此,特制定本制度。
二、适用范围
    适用本企业所有的监理项目
三、制度
a.)项目部负责的资料办理范围有:
1.各级党政机关与本工程监理有关的来文;上级主管部门与本工程监理有关的来文、信函、传真、电子邮件等。
2.监理部产生的公文正文原件、传真件等。
3.有关工程技术来往文件;合同、协议文件;质量、进度、投资、平安控制的文件和纪录等。
4.业主方提供的设计文件、施工合同、采购合同、设备开箱文件、厂家函电等。
5.工程建造监理合同、监理规划、监理实施细则、现场办理制度、各种纪录表式;监理过程产生的各种纪录(监理通知单、劳动联系单、停工通知单、设计变更单、监理日志、会议纪要等)。
6.项目部制订的内部办理制度及劳动程序等。
7.企业配发和项目部采购的国家法律法规;国家、行业、地方的技术标准(规范、规程、规定等)。
8.企业质量体系文件。
9.计算机App、电子文档、电子文件等。
b.)项目部的文件和资料办理归口由资料室负责。资料室由讯息监理和资料员组成。
c.)资料室办理职责
1.负责办理项目监理全过程形成的各种介质的监理文件、资料和记录。
2.负责监理文件、资料和纪录的收发并按照收发的监理文件、资料和纪录的性质,分类编码存放,登记的内容应包括收发时间、收发单位、文件号、文件或资料名称、专业、编号等。
3.负责监理文件、资料和记录的验证、传递、催收、保管、借阅和查询;负责对受控文件资料的标识、更换和回收,对失效版本文件资料的清理、撤销、标识和隔离。
4.负责按期清理没有存档价值和存查必要的监理文件,其处理清单需经总监理师批准后方可办理。
5.遵守有关保密规定。
d.)外来文件资料控制程序
1.资料室收到外来文件资料后应按文件资料性质分别验证(名称、份数、签署和印章)是否符合规定,是否齐全、完整,然后编码登记、填写文件处理签,交总监或专业监理工程师批示。
2.总监批示的文件资料由资料员送有关监理人员阅知或阅处,阅知人应签名并注明日期;阅处人应签署意见或处理结果并签名和注明日期。
3.传阅文件由传阅人阅后签名并注明日期退回资料室。资料室送达传阅文件时应有登记,传阅人退回文件时应注销。
4.监理人员需借阅文件资料时,应向资料员办理借阅登记手续。如需存留,应报总监或总监代表批准后复印分存,但受控文件资料除外(受控文件资料的办理见企业办理手册)。
5.传阅、处理完成后,由资料员对文件资料进行整理、编码、组卷和保存。
e.)发出文件控制程序
1.监理人员从本专业计算机中调出讯息监理预存的应用表式模板,直接打印成文。按本制度规定的发文编码规则编号并注明发放范围。
2.正式发出的文件必须由拟稿人手工签名,报总监审查。文件资料单上有单位盖章栏目时,由总监加盖公章。
3.拟稿人将签发手续齐全的文件资料交资料员登记,资料员按文件资料注明的发放范围复印文件并发送各单位。
f.)施工图纸办理制度:
1.资料员收到施工图后应认真对照清单验证,缺认无误后及时登记入帐并出版“图纸讯息”。图纸按专业分类存放,“图纸讯息”发各专业组传阅。
2.各专业监理工程师察看“图纸讯息”,如有本人分工范围内适用的图纸,应到资料办理员处借阅。
3.资料员在发文(借阅)登记簿上要注明图纸名称、专业、图号、份数、来图日期、借图日期由借图人签字借出。
4.监理人员图纸使用完毕应及时归还,资料员在登记簿上注销。
5.其他人员需临时查阅图纸,资料员可采用借条形式办理借阅手续。
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